Wissensmanagement (WiMa) in Mecklenburg-Vorpommern

In der Unternehmenswelt hat sich das Thema Wissensmanagement (WiMa) bereits etabliert und nimmt weiter an Bedeutung zu. Die Öffentliche Verwaltung hingegen unterliegt nicht den privatwirtschaftlichen Marktbedingungen, hier steht die rechtskonforme Erfüllung von Aufgaben des Gemeinwesens im Fokus. Der demografische Wandel und der zunehmende Kostendruck schaffen jedoch ein ähnlich dynamisches Umfeld, in dem monetäre und strukturelle Faktoren auf das Verwaltungshandeln einwirken. So muss sich die Öffentliche Hand schon heute auf zukünftig sinkende Steuereinahmen (Kostendruck) und eine Verknappung der Ressourcen vorbereiten. Gleichzeitig verstärkt sich die Komplexität und Dynamik der Verwaltungsleistungen bei einer zunehmenden Bürger- und Dienstleistungsorientierung der Verwaltung.

Im Rahmen der gemeinsamen E-Government-Initiative Land / kommunale Landesverbände setzte hier das Projekt "Wissensmanagement in M-V" an und untersuchte die bestehenden Pflegeprozesse der Verwaltungsleistungen und Verwaltungs- und Gebietsstrukturen im Land. Es lieferte praktikable Ansätze für die Einführung von Wissensmanagement in den Verwaltungen des Landes.

Das Projekt startete im September 2012 und endete Mitte 2014. In diesem Zeitraum wurden wichtige Rahmenbedingungen identifiziert und Konzepte sowie ein Handlungsleitfaden zur Einführung eines effektiven und nachhaltigen Wissensmanagements in den Verwaltungen aller Ebenen im Land M-V entwickelt.

Projektstruktur

Das Projekt "Wissensmanagement in M-V" gliedert sich in die zwei Teilprojekte:

Das Teilprojekt "Daten, Informationen, Wissen" sucht und beschreibt Wege für ein praktikables Wissensmanagement in den Verwaltungen auf den verschiedenen Ebenen im Land Mecklenburg-Vorpommern. Im Ergebnis soll ein Methodenleitfaden zur Wissensbewahrung entwickelt werden. Dieser soll für die unterschiedlichen Szenarien der WiMa-Prozesse die entsprechenden Methoden und Werkzeuge liefern, wobei die Ergebnisse aus der WiMa-Analyse und dem Projekt "Prozessmanagement in M-V" im Methodenhandbuch berücksichtigt werden.

Das Teilprojekt "Technische Plattform" untersucht mögliche IT-technische Plattformen zur Unterstützung eines Informations- und Wissensmanagements und unterbreitet einen Vorschlag zur Platzierung von IT-Systemen in der übergeordneten Informationsmanagementplattform (KIM M-V). Neben der Wissensnutzung in den Verwaltungen selbst sind vor allem Auskunftssysteme wie die einheitliche Behördenrufnummer 115 oder Informations- und Beteiligungsangebote in den Portalen der Städte, Kreise und Gemeinden Adressaten dieser Vorschläge. Zentrale Anforderungen sind hierbei die standardisierte Abbildung von Verwaltungsverfahren und Zuständigkeiten und der Aufbau von Verwaltungs- und Gebietsstrukturen. Ebenso muss die Plattform multikanalfähig sein, um unterschiedliche Anwendungskontexte mit den entsprechenden Inhalten beliefern zu können.

Projektverlauf

Das WiMa M-V Projekt startete mit einer übergreifenden Analyse zum Thema „Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung“ (09.2012). Diese lieferte den thematischen Einstieg ins Projekt. Mit den Ergebnissen hat ein externer Partner die vorab getroffenen Arbeitshypothesen in der Projektplanungsphase überprüft und im Wesentlichen bestätigt. Die bereits beschriebenen Ansätze und das Vorgehen wurden weiter geschärft, fehlende Aspekte identifiziert sowie Schnittmengen/Schnittstellen zu anderen Projekten benannt. Folgende Punkte wurden primär im weiteren Projektverlauf berücksichtigt:

  • Einordung Wissens-, Informations- und Prozessmanagement
  • Inhaltliche Orientierung am Projekt „Föderales Informationsmanagement FIM“
  • Projektteilung in die Teilprojekte „Daten, Informationen, Wissen“ und „Technische Plattform“
  • Gemeinsames Projektverständnis zwischen den Projekten „Prozessmanagement in M-V“ und „Wissensmanagement in M-V“

Im weiteren Projektverlauf sind Konzeptpapiere entstanden, die die FIM-relevanten Informationsdomänen, Anwendungsfälle (Dokument: Informationsdomänen und Relationen) und die benötigten IT-Systeme für eine kooperative Informationsmanagementplattform im Land M-V (KIM M-V) spezifizieren (Dokument: Identifikation technischer Systeme). In diesem Rahmen wurden die aus der WiMa-Analyse hervorgegangenen Erkenntnisse aufbereitet und in konkrete Anforderungen transformiert. Im Wesentlichen wurden Anforderungen beschrieben, die die FIM-Methodik im Land M-V etablieren sollen und die das Thema „Wissensbewahrung“ fokussieren.

Anschließend fand eine Bewertung der Anwendungsfälle hinsichtlich ihrer Relevanz für das WiMa-Projekt und weitere relevante Vorhaben - wie den telefonischen Bürgerservice und 115, die EG-DLR und das Prozessmanagement M-V - statt. Die konzeptionelle Erarbeitung der WiMa-Umsetzungsstufen musste also Anforderungen von dritter Seite berücksichtigen. Mit Hilfe der Anwendungsfälle wurde der Funktionsumfang der zu entwickelnden kooperativen Informationsmanagementplattform M-V (KIM M-V) grob festgelegt. Gleichzeitig wurden im Umfeld der zukünftigen KIM M-V-Plattform weitere Projekte unterstützt und vorbereitet, die den Ausbau der KIM M-V-Plattform vorantreiben und die Nutzung sicher stellen:

  • Telefonischer Bürgerservice und 115 (Rezipient des KIM-Bausteins „Leistungen“)
  • PzM M-V Infrastruktur (KIM-Baustein „Prozesse“)
  • Klarschiff M-V (Rezipient des FIM-Bausteins „Leistungen“: Zuständigkeitsfinder (Zufi))

Das Teilprojekt „Daten, Informationen, Wissen“ identifizierte mit dem Grobkonzept „Wissensbewahrung und -organisationen“ praktikable Wege für ein Wissensmanagement in den Verwaltungen des Landes M-V. Dazu wurden neben der Auswertung aktueller Literatur Erfahrungen von Praktikern gesammelt und verallgemeinert. Durch die Beschreibung von Szenarien für den Einsatz von Wissensmanagement, möglicher Kriterien zur Bewertung der Wissensmanagementaktivitäten, ausgewählter Methoden und ihrer Einbettung in die tägliche Arbeit der Verwaltungen stellt dieses Handbuch das WIE des Wissensmanagements dar.

In einem weiteren Schritt wurden auf Basis der Anforderungen die notwendigen IT-Systeme identifiziert, sowie die Datenflüsse zwischen den Schnittstellen der IT-Systeme auf der Landes- und kommunalen Ebenen beschrieben. Im Ergebnis wurden die IT-Systeme benannt, die für die zukünftige FIM M-V-Plattform von Bedeutung sind.

Das Redaktionskonzept untersuchte das IST an FIM-konformen Redaktionsstrukturen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene, mit dem Ziel konforme Strukturen und Optimierungspotentiale zu identifizieren und mit den Anforderungen an die zukünftige SOLL-Redaktionsstruktur im Land M-V zu verknüpfen. Für das SOLL stand das Wirkprinzip des LeiKa-Stammtexte-Managements Pate (FIM-Baustein „Leistungen“). Das LeiKa-Stammtexte-Management beschreibt eine durchgehende Redaktion der Leistungsbeschreibungen von der Bundes- bis hin zur kommunalen Ebene. In diesem Zusammenhang wurde ebenfalls die Notwendigkeit einer unterstützenden Organisationsstruktur im Land erarbeitet.

Zur Prüfung der Wirtschaftlichkeit wurde eine WiBe für das LeiKa-Stammtexte-Management in M-V erstellt. Die WiBe betrachtete hierfür ausschließlich den FIM-Baustein Leistungen sowie das entsprechende IT-System (ID M-V), analysierte die aktuellen Fallzahlen und Redaktionsabläufe zur Pflege von Leistungsbeschreibungen und stellte abschließend den Nutzen der IT-Maßnahme dar.

In dem Konzept „Intuitive Darstellung der FIM-Domänen“ wurden Verwaltungsportale in M-V (z.B. DLP) und deren Recherchefunktionaltäten und Informationsangebote untersucht. Die Untersuchung berücksichtigte hierbei die Aspekte einer FIM-konformen Darstellung. Das Konzept identifizierte in diesem Zusammenhang Schwächen und lieferte abschließend Lösungsentwürfe.

Das Projekt endete am 30.07.2014 mit den Dokumenten „Grobkonzept FIM M-V“. Dieses Dokument stellt die Projektergebnisse dar und liefert die strategischen, organisatorischen und technischen Handlungsempfehlungen zur Etablierung der FIM M-V-Plattform im Land M-V.

Projektpartner

Föderales Informationsmanagement (FIM)

Im Rahmen der Identifikation relevanter Projekte hat die Projektleitung Gespräche mit dem Steuerungsprojekt "Föderales Informationsmanagement (FIM)" geführt und eine enge Zusammenarbeit vereinbart. Der Dialog mündete mit der Aufnahme der Projekte "Wissensmanagement in M-V" und "Prozessmanagement in M-V" in die FIM-Forschungslandkarte. Das Projekt FIM (Steuerungsprojekt des IT-Planungsrates) leitet sich aus dem Schwerpunktprogramm der Nationalen e-Government Strategie (NEGS) ab, dass unter Führung der Koordinierungsgruppe "Strategie" für den IT-Planungsrat erarbeitet wurde. Die hier initiierten Projekte liefern wesentliche Inhalte zur Umsetzung der NEGS. Ziel von FIM ist, einen Standardisierungsrahmen für die ganzheitliche Abbildung von Verwaltungsabläufen konzeptionell zu erstellen und anzuwenden.

Kooperative Informationsmanagementplattform Mecklenburg-Vorpommern (KIM M-V)

Das Projekt „Wissensmanagement M-V“ platziert bereits mit der KIM M-V-Plattform den fachlichen Baustein „LeiKa“ im Land. Der Baustein wird mit dem IT-System „Infodienste“ (ID) angeboten. Mit diesem Baustein wurde auch ein entsprechendes Kompetenzzentrum „LeiKa M-V“ (CCLeiKa M-V) eingerichtet. Das Gremium koordiniert das LeiKa-Stammtexte-Management im Land und entwickelt dieses weiter.

Das Folgeprojekt „WiMa M-V Umsetzung Stufe 1“ setzt im Kontext des KIM-Bausteins „LeiKa“ erste Anforderungen aus dem Vorprojekt um und führt ebenso die konzeptionelle Entwicklung der KIM M-V-Plattform insgesamt fort. Gleichzeitig unterstützt das Projekt die Arbeit des Kompetenzzentrums „LeiKa M-V“ und leistet zudem Hilfestellung zur kommunalen Integration in die KIM M-V Plattform.

Das parallele Projekt „Prozessmanagement in M-V“ wird im Ergebnis den FIM-Baustein „Prozesse“ in die Plattform integrieren. In diesem Zusammenhang findet ein direkter Austausch zwischen den Projekten statt.

Der Leistungskatalog (LeiKa) und das Stammtexte-Management

Mit dem LeiKa wird nicht nur ein einheitliches Leistungsverzeichnis für die gesamte öffentliche Verwaltung bereitgestellt, sondern auch ein Stammtexte-Management, dass die Inhalte in geregelter Form ausliefert. Stammtexte sind rechtskonform, qualitätsgesichert und liegen bundesweit einheitlich vor. Verwaltungen auf allen Ebenen können unter Berücksichtigung der regionalen Spezifika die Stammtexte ergänzen und ggf. verändern. Dafür wurden im Rahmen des föderalen Stammtexte-Managements verschiedene Schnittstellen zum Bund, zu den Ländern und Kommunen definiert und bereits teilweise umgesetzt. Mit dieser Konnektierung, können zentrale Änderungen zeitnah in alle Verwaltungsportale gesteuert werden. Redaktionelle Aufwände seitens der Länder und Kommunen werden hierdurch minimiert.

Auch in M-V soll ein einheitliches, vollständiges und umfassendes Leistungsverzeichnis über alle Verwaltungsebenen hinweg zur Verfügung stehen. Ebenso soll das Stammtexte-Management redaktionelle Synergien im Land entfalten. Mit der Standardisierung liefert der LeiKa zudem ein inhaltliches Fundament für zukünftige E-Government-Anwendungen.

Bei Fragen oder Anregungen
Bei Fragen oder Anregungen