Prozessmanagement (PzM) für Mecklenburg-Vorpommern

Um Arbeitsabläufe effizient zu gestalten, ist ihre genaue Betrachtung notwendig. Prozessmanagement bietet dazu standardisierte Methoden, welche in der Industrie und Privatwirtschaft bereits etabliert sind. In einer prozessorientierten Verwaltung stehen die Abläufe, welche als Prozesse verstanden werden, im Vordergrund. Die Einführung von Prozessmanagement ist damit vor allem eine organisatorische Herausforderung. Sie vollzieht den Paradigmenwechsel von der herkömmlichen aufgaben- und funktionsorientierten zu einer prozessorientierten Verwaltung und bildet damit einen wesentlichen Grundstein für ein effizientes und bürgernahes Verwaltungshandeln.

Prozessmanagement bietet Methoden und Werkzeuge, um Prozesse zu erheben, zu dokumentieren, zu optimieren, auszuführen, zu steuern und stetig zu verbessern. Ausgehend von gesetzlichen Grundlagen werden Mitarbeiter zu ausgewählten Leistungen und den damit verbundenen Tätigkeiten befragt. Der Fokus richtet sich innerhalb der Befragung besonders auf verrichtete Arbeitsschritte, beteiligte Akteure sowie notwendige Ressourcen. Anschließend werden die innerhalb der Befragung erfassten Informationen nach den in M-V geltenden Standards grafisch aufbereitet. Nach der Prozesserhebung schließt sich die Phase der Prozessanalyse und -optimierung an. Dabei werden die aufgenommenen Ist-Prozesse auf Optimierungspotentiale, z. B. durch den Einsatz von Informationstechnik, untersucht. Daraus abgeleitete Verbesserungsvorschläge, wie z. B., die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen, fließen in die Soll-Prozessmodelle ein und bilden die Basis für eine kurz- oder mittelfristige Neugestaltung.

Die Überführung der optimierten Arbeitsabläufe in einen kontinuierlichen Prozess der Steuerung, Bewertung und fortlaufenden Verbesserung bildet den Abschluss und zugleich die größte Herausforderung bei der Einführung von Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung.

Einführung von Prozessmanagement in Ihrer Verwaltung

Das Büro kooperatives E-Government (BkE) hat in den letzten Jahren besondere Anstrengungen unternommen, um Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung in M-V einzuführen. Im Kontext von Prozessmanagement wurden vom BkE z. B. die folgenden wesentlichen Projekte initiiert und vom Gemeinsamen Lenkungsausschuss zur E-Government-Initiative (Land M-V / Kommunalen Landesverbände in M-V) beauftragt.

2011-2012: Projekt „Prozessmanagement-Schriftenreihe in M-V“

Das Land Mecklenburg-Vorpommern unterstützt mit dem erarbeiteten Methodenhandbuch die Einführung und Ausgestaltung von Prozessmanagement in Ihrer Verwaltungsorganisation. Das Methodenhandbuch ist das grundlegende Ergebnisdokument des Projektes "Prozessmanagement in Mecklenburg-Vorpommern" (Stand: 2012). Es wird derzeit im Projekt „Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in M-V“ validiert und fortgeschrieben (s. u.).

2013-2014: Projekt „Pilotierung von Prozessmanagement in M-V“

In diesem Projekt haben neun Verwaltungen unterschiedlicher Größe begonnen, Prozessmanagement nach der im Methodenhandbuch dargestellten Systematik ganzheitlich und nachhaltig in ihrer Verwaltung einzuführen.

2014-2016: Projekt „Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in M-V“

Mit dem derzeit laufenden Projekt werden die notwendigen Rahmenbedingungen für eine umfassende Anwendung von Prozessmanagement in den Verwaltungen Mecklenburg-Vorpommerns geschaffen. Es stellt den Verwaltungen in M-V den letzten Baustein eines breiten Sortiments an Instrumenten zur Verfügung, um Prozessmanagement nachhaltig in ihrer Organisation einführen und betreiben zu können. Verwaltungsprozesse können so über Verwaltungsgrenzen hinweg vergleichbar und nachnutzbar gestaltet werden.

Die Schwerpunkte des Projektes sind:

  • die Beschaffung und gemeinsame Nutzung einer Prozessmanagement-Software der Verwaltungen in Mecklenburg-Vorpommern
  • der Aufbau und die Führung eines gemeinsamen Prozessregisters
  • die Bereitstellung einer umfassenden Dokumentationen zum Prozessmanagement in Mecklenburg-Vorpommern (Leitfaden und Rahmenkonventionshandbuch)
  • die Organisation eines regelmäßigen Erfahrungsaustausches
  • die Schaffung eines kompetenten Beraternetzwerkes

Dokumente

Bezeichnung Format Größe
Konzept zur Prozesswissensnutzung PDF 0.5 MB
Methodenhandbuch PDF 8.22 MB
Bei Fragen oder Anregungen
Büro kooperatives E-Government