Rollen und Aufgaben in der IT-Steuerung

Grafik_eGov_Masterplan.gif

IT-Beauftragte des Landes M-V

Die IT-Beauftragte des Landes M-V vertritt das Land Mecklenburg-Vorpommern in allen Fragen mit IT-Bezug. Im Besonderen nimmt sie die Vertretung der Landesregierung im IT-Planungsrat gegenüber dem Bund wahr. Sie steuert die strategische IT-Zusammenarbeit der Ressorts sowie die Arbeit mit den Kommunen und den kommunalen Verbänden des Landes auf den Gebieten E-Government und IT-Einsatz. Grundsätzliche strategische Entscheidungen beleuchtet sie auf Relevanz und wechselseitige Auswirkungen für die IT und die Verwaltung.
Mit der Zuständigkeit für strategische Fragestellungen des IT-Einsatzes in der Landesverwaltung ist sie an allen Gesetzgebungsverfahren und anderen Regierungsvorhaben des Landes zu beteiligen, die wesentliche Auswirkungen auf die Gestaltung der IT der öffentlichen Verwaltung haben. Damit einhergehend gehören zum zentralen Aufgabenbereich der IT-Beauftragten schwerpunktmäßig:

  • die Vertretung des Landes im IT-Planungsrat von Bund und Ländern,
  • die strategische Ausrichtung der IT-Politik des Landes,
  • die Herbeiführung von Beschlüssen zur E-Government- und IT-Strategie,
  • die Kommunikation von generellen inhaltlichen und finanziellen Zielen des IT-Einsatzes,
  • die Steuerung von übergreifendem IT-Controlling und IT-Sicherheitsmanagement,
  • die Zusammenarbeit mit dem Bund, den Ländern und Kommunen sowie anderen Partnern in ressortübergreifenden IT-Angelegenheiten der Landesverwaltung und
  • die Beteiligung bei Gesetzgebungsverfahren und anderen Regierungsvorhaben des Landes mit wesentlichen Auswirkungen auf die Gestaltung der IT der öffentlichen Verwaltung.

Die Wahrnehmung dieser Funktion erfolgt gemäß § 16 E-GovG M-V durch die Staatssekretärin oder den Staatssekretär der für ressortübergreifende IT-Angelegenheiten zuständigen obersten Landesbehörde. Dies ist derzeit das Ministerium für Energie, Infrastruktur und Digitalisierung. Die IT-Beauftragte des Landes erfährt fachliche Unterstützung von der Abteilung Digitalisierung des Ministeriums, in der das Referat E-Government-Strategie des Landes und das Zentrale IT-Management angesiedelt sind. Die thematische Koordinierung der Gremienarbeit und die fachliche Vorbereitung von Sitzungen übernimmt die Geschäftsstelle der IT-Beauftragten des Landes.

Referat E-Government-Strategie des Landes und Zentrales IT-Management

Das Referat E-Government-Strategie des Landes und Zentrales IT-Management nimmt eine wichtige Bindungs- und Schnittstellenfunktion zwischen den Entscheidungsebenen (IT-Beauftragte, Abteilungsleiter) und der Ausführungsebene (IT- und Fachreferate) wahr. Ihm obliegt eine wichtige Kommunikationsfunktion zu den IT-Vertretern des Bundes, der anderen Länder und der Ressorts. Desweiteren obliegt dem Referat die Fortschreibung der E-Government-Strategie des Landes und das zentrale IT-Management. Zudem führt der Referatsleiter die Geschäftsstelle der IT-Beauftragten des Landes. In dieser Funktion besteht ein direktes Vortragsrecht bei der IT-Beauftragten des Landes. Der Referatsleiter hat außerdem den Vorsitz des Rats der IT-Verantwortlichen der Ressorts. Referat E-Government-Strategie des Landes und Zentrales IT-Management Das Referat E-Government-Strategie des Landes und Zentrales IT-Management ist im Ministeriumsbereich des IT-Beauftragten des Landes eingegliedert.

Geschäftsstelle der IT-Beauftragten des Landes

Die Geschäftsstelle der IT-Beauftragten des Landes M-V nimmt die organisatorischen, fachlichen, verfahrens- und verwaltungsmäßigen Aufgaben für die IT-Beauftragte des Landes wahr. Sie stellt die Einhaltung der Verfahrensordnung sowie die Transparenz der Verfahren sicher. Zudem fungiert sie als Geschäftsstelle des Rats der IT-Verantwortlichen. Die Aufgaben der Geschäftsstelle umfassen in diesem Sinne:

  • die Formulierung von generellen inhaltlichen und finanziellen Zielen des IT-Einsatzes,
  • die Weiterentwicklung der IT-Organisation,
  • die Initiierung von IT-Projekten mit ressortübergreifender Bedeutung,
  • die Koordinierung und Wahrnehmung der Angelegenheiten des IT-Planungsrates einschließlich der Vorbereitung der Sitzungen,
  • die organisatorische und inhaltliche Vorbereitung von Sitzungen des Rates der IT-Verantwortlichen mit Erstellung der Sitzungsunterlagen und Beschlussvorlagen, die Protokollführung und Nachbereitung von Sitzungen,
  • die fachliche und methodische Beratung der Gremien und Unterausschüsse, Öffentlichkeitsarbeit im Bereich E-Government,
  • die Beantwortung und Koordinierung von Anfragen sowie
  • die Führung der Korrespondenz.

Bereich E-Government-Strategie des Landes

Der Bereich E-Government-Strategie des Landes ist verantwortlich für die Ausarbeitung und Fortschreibung der E-Government-Strategie (Planung und Vorhaben) sowie der allgemeinen IT-Strategie der Landesregierung und gibt die strategischen Leitlinien und übergreifenden Standards vor. Ihm obliegt außerdem die Steuerung und Koordinierung der Umsetzung der E-Government-Strategie und der Vorhaben. Im Sinne des zunehmenden Einsatzes von E-Government-Verfahren in den Fachabteilungen wird der Bereich bei der Gestaltung der organisatorischen Abläufe beratend tätig. Weiterhin sind Markt- und Technologieentwicklungen für die Anwendung in der Verwaltung zu evaluieren und Empfehlungen zum Einsatz zu formulieren sowie neue Technologien zu fördern. Der Bereich E-Government-Strategie des Landes unterstützt den gezielten IT-Einsatz durch:

  • Fortschreibung der E-Government-Strategie,
  • Fortschreibung der IT-Strategie,
  • Erarbeitung von Leitlinien zum Projektmanagement,
  • Beratung zu Projekten,
  • Projektleitung und Projektkoordinierung von übergreifenden E-Government-Vorhaben,
  • Weiterentwicklung der E-Government-Infrastruktur (Basiskomponenten und -dienste),
  • zentrale Finanz- und Budgetplanung der E-Government-Maßnahmen,
  • Beratung bei der Prozessgestaltung und
  • Förderung des Einsatzes von innovativen Technologien.

Bereich Zentrales IT-Management

Der Bereich Zentrales IT-Management ist verantwortlich für die Strategie, Planung, Umsetzung und den Betrieb von ressortübergreifenden IT-Infrastruktur-Verfahren und soll zur zentralen IT-Leitstelle der Landesverwaltung entwickelt werden. In diesem Rahmen übernimmt dieser Bereich insbesondere folgende Aufgaben:

  • Projektleitung und Projektkoordinierung von ressortübergreifenden IT-Infrastruktur-Vorhaben,
  • Überwachung und Weiterentwicklung des Betriebs von ressortübergreifenden IT-Infrastruktur-Verfahren; Abstimmung und Definition der Anforderungen,
  • Steuerung des Änderungsmanagements für zentrale IT-Infrastruktur-Verfahren,
  • Festlegung von technischen IT-Standards in Abstimmung mit den Ressorts und dem IT-Dienstleister des Landes und Überwachung der Einhaltung dieser Standards,
  • Prüfung von ressortspezifischen und ressortübergreifenden IT-Projekten auf Einhaltung der technischen IT-Standards,
  • Aufbau und Fortschreibung einer IT-Referenzarchitektur,
  • Steuerung des übergreifenden IT-Sicherheitsmanagements, Erarbeitung und Fortschreibung der IS-Leitlinie des Landes M-V und Umsetzung des Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS), Schaffung eines IT-Sicherheitsteams.

Daneben wird in den Bereich die übergreifende Koordinierung zentraler Dienste, wie der IP-Telefonie, integriert. Für die jeweiligen Fachanwendungen und die zugehörige fachbezogene IT-Infrastruktur sind weiterhin die Ressorts zuständig.

Bereich Kommunales E-Government

Bei Grundsatzfragen des Kooperativen Kommunalen E-Government nimmt die Referatsleitung Kommunales E-Government die maßgebliche Bindungs- und Schnittstellenfunktion zwischen dem Lenkungsausschuss der gemeinsamen E-Government-Initiative und den Landes- und kommunalen Ausführungsebenen wahr. Dies gilt insbesondere für Fragen der Konzeption, Strategie sowie der Projektinitiierung und -koordinierung von kooperativen E-Government-Vorhaben. Soweit Aufgaben der IT-Beauftragten des Landes die gemeinsame E-Government-Initiative von Land und Kommunen betreffen, werden diese durch den Bereich Kommunales E-Government umgesetzt.

IT-Verantwortliche der Ressorts

Die IT-Verantwortlichen der Ressorts sind Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen für die Fachbereiche hinsichtlich des IT-Einsatzes. Sie sind verantwortlich für Anforderungsdefinition, Fachkonzepterstellung, fachliche IT-Architektur und den IT-Betrieb sowie eigene IT-Dienstleistungen und nehmen IT-Leistungen von IT-Dienstleistern in Anspruch. Für die jeweiligen ressortspezifischen Fachanwendungen und die zugehörige fachbezogene IT-Infrastruktur sind die Ressorts eigenverantwortlich. Die Weiterentwicklung der allgemeinen technischen Infrastruktur erfolgt in Abstimmung mit dem Bereich Zentrales IT-Management im Innenministerium.

Die Staatskanzlei und die Ministerien benennen für ihren Geschäftsbereich jeweils einen IT-Verantwortlichen. Im Rahmen seiner Aufgaben vertritt dieser die Gesamtinteressen seines Verantwortungsbereichs und nimmt die erforderlichen internen Abstimmungen vor. Folgende Aufgaben werden dabei in Bezug auf die ressortübergreifende Zusammenarbeit wahrgenommen:

  • Koordinierung und Steuerung des IT-Einsatzes in seinem Ressort und dem nachgeordneten Bereich unter Beachtung der festgelegten Standards und Richtlinien für eine ressortübergreifende Standardisierung,
  • Umsetzung der abgestimmten und umzusetzenden IT-Strategie in seinem Geschäftsbereich und
  • Abstimmung und Koordinierung mit dem IT-Dienstleister in seinem Verantwortungsbereich.

Büro Kooperatives E-Government

Das Büro Kooperatives E-Government ist Bindeglied zwischen den verschiedenen Verwaltungsebenen von Land und Kommunen. Es koordiniert und steuert die E-Government-Aktivitäten der kommunalen Gebietskörperschaften und versucht, diese in eine möglichst große Übereinstimmung zur E-Government-Strategie des Landes zu bringen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Komplexität der organisatorischen Abläufe mit zunehmendem Einsatz von vernetzten IT-Verfahren in den einzelnen Gebietskörperschaften steigt. Um diese Komplexität zu beherrschen müssen Verfahren entkoppelt und möglichst über ebenenübergreifende Services realisiert werden. Dies setzt ein hohes Maß an Kommunikation zwischen allen Beteiligten, insbesondere auch auf der Arbeitsebene voraus. Kommunale E-Government-Projekte müssen auf diese strategischen Ziele hin ausgerichtet werden. Dem Büro obliegt hierfür die zentrale Finanz- und Budgetplanung und deren Controlling. Ferner betreibt das Büro Öffentlichkeitsarbeit im Bereich des Kommunalen E-Government und fördert die Entwicklung und den Einsatz innovativer Technologien.

IT-Dienstleister

Die IT-Dienstleister sind Partner für die IT-Beauftragte des Landes M-V, das Referat E-Government- Strategie, das Zentrale IT-Management, das Referat Kommunales E-Government, das Büro Kooperatives E-Government sowie für die IT-Verantwortlichen der Ressorts. Sie sind als Auftragnehmer verantwortlich für die ihnen übertragenen Aufgaben in Projekten und im IT-Betrieb und beraten die Verwaltung zu Umsetzungsfragen und technischen Innovationen. Auf der Grundlage des Gesetzes über die Rechtsstellung der DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH (Datenverarbeitungszentrumsgesetz - DVZG M-V) vom November 2000 nimmt die DVZ M-V GmbH die Rolle des zentralen IT-Dienstleisters und Kompetenzzentrums für Informationstechnologie und E-Government für die Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern wahr. Zu den Kernaufgaben gehören unter anderem:

  • die Entwicklung und der Betrieb von sicheren IT-Infrastrukturen,
  • die Entwicklung und der Betrieb der E-Government-Basiskomponenten und -dienste,
  • die Beschaffung von Standard-Hard- und -Software sowie IT-Dienstleistungen,
  • die Entwicklung und der Betrieb von Fachapplikationen,
  • die Bereitstellung von bedarfsgerechten standardisierten IT-Diensten,
  • das Projektmanagement,
  • das IT-Service-Management und
  • den technischen Service inklusive dem zentralen ServiceDesk sowie
  • die IT-, IT-Sicherheit- und Strategieberatung.

 

IT-Controlling

Dem IT-Controlling obliegen das operative und das strategische Controlling des IT-Einsatzes der Landesverwaltung und im Besonderen die fachliche Bewertung der IT-Haushaltsaufstellung der Ressorts. Bei der Wahrnehmung des strategischen Controllings erfährt es Unterstützung durch die Bereiche E-Government-Strategie des Landes und Zentrales IT-Management.

Beteiligte

Als Beteiligte werden je nach IT-Verfahren der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit bzw. der behördliche Datenschutzbeauftragte und die Interessenvertretung entsprechend der gesetzlichen Regelungen und im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit in die Entscheidungsprozesse eingebunden.

Weitere Steuerungsgremien

Für die Koordinierung und Steuerung der IT-Aktivitäten innerhalb der öffentlichen Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern werden außerdem nachfolgende übergreifende Gremien eingerichtet:

Gemeinsamer Lenkungsausschuss von Land und Kommunalen Landesverbänden

Der Lenkungsausschuss ist das zentrale Steuerungsinstrument der gemeinsamen E-Government- Initiative von Land und Kommunalen Landesverbänden in Mecklenburg-Vorpommern. Er definiert die Leitlinien und die strategische Ausrichtung der Partnerschaft und legt Prioritäten fest. Er verständigt sich in angemessenen Abständen über die maßgeblichen Entwicklungsschwerpunkte zwischen Land und Kommunen, die in einer Umsetzungsplanung niedergelegt werden. Die Mitglieder des Lenkungsausschusses wirken gleichberechtigt an der Weiterentwicklung des Kooperativen E-Government mit und setzen sich dafür ein, dass die vereinbarten Maßnahmen innerhalb ihres Einflussbereiches zeitnah umgesetzt werden. Der Lenkungsausschuss besteht aus jeweils vier Vertretern des Landes Mecklenburg- Vorpommern, des Städte- und Gemeindetages Mecklenburg-Vorpommern e. V. und des Landkreistages Mecklenburg-Vorpommern e. V. Gaststatus im Lenkungsausschuss haben die DVZ M-V GmbH und der kommunale Zweckverband „Elektronische Verwaltung Mecklenburg-Vorpommern (eGo-MV)“.

Rat der IT-Verantwortlichen

Zur vornehmlichen Aufgabe des Rates gehört die ressortübergreifende Abstimmung zur E-Government-Strategie, zur IT-Architektur, zu IT-Standards und zum IT-Sicherheitsmanagement sowie zu allgemeinen Fragen des IT-Einsatzes. Zudem dient das Gremium der Vorbereitung der Entscheidungsfindung des Landes in Angelegenheiten des IT-Planungsrates. Der Rat kann Empfehlungen aussprechen, die eines Beschlusses der AL1-Konferenz oder des Kabinetts bedürfen. Die IT-Beauftragte der Landes M-V wird regelmäßig über die Arbeit des Gremiums unterrichtet. Der Rat der IT-Verantwortlichen des Landes Mecklenburg-Vorpommern setzt sich zusammen aus dem Referatsleiter „E-Government-Strategie des Landes, Zentrales IT-Management“ und den IT-Verantwortlichen der Ressorts. Gaststatus erhalten der Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit, der Landesrechnungshof, die Landtagsverwaltung sowie die DVZ M-V GmbH. Er gibt sich eine Geschäftsordnung. Die Arbeit des Rates der IT-Verantwortlichen wird bei der operativen Aufgabenerfüllung durch die Arbeitsgruppe „E-Government-Strategie“ und „IT-Architektur“ sowie das IT-Sicherheitsmanagement-Team unterstützt.

Revisionskommissionen

Die Revisionskommisionen (wie z. B. für die zentrale Firewall, CN LAVINE und die IP-Telefonie) sind Gremien zur Steuerung der Prozesse und Verfahren der gemeinsamen Basiskommunikations- Infrastruktur. Zu den weiteren Aufgaben gehören u. a. die Überwachung und Auswertung der geltenden Service Level Agreements (SLA), die Genehmigung von Änderungen der Sicherheitseinstellungen der Firewall sowie die Überprüfung und Kontrolle des IT-Landesdienstleisters als Betreiber der Infrastruktur. Ein besonderer Schwerpunkt liegt dabei in der Gewährleistung der Informationssicherheit.